Digitale fakturaer bliver snart et krav – er din virksomhed klar?

I flere år har mange danske virksomheder modtaget PDF-fakturaer via e-mail og kaldt det e-fakturering (elektronisk fakturaer).
Men PDF’er er blot elektroniske billeder af papir – ikke egentlige digitale fakturaer i struktureret dataformat.

Definitioner fra DocuBizz:

Post/kassekvittering: Papir fra sælgende part, som manuelt skal indtastes i et system eller scannes, inden det kan bogføres digitalt.

Elektronisk faktura: PDF, TIFF, JPG, og andre "billede-fil"-formater. Disse formater er IKKE direkte maskinlæsbare, og skal derfor igennem forskellige behandlinger (OCR/AI genkendelse) for, at kunne læses af maskinen (DocuBizz/økonomi-systemet). Oftest skal yderligere informationer fra eks. en PDF indtastes manuelt efter en OCR-genkendelse.

E-faktura: (Erhvervsstyrelsens ord for digitale fakturaer) - skal forstås, som en maskinlæsbar faktura i eks.: XML-format (énsartet dataformat), OIO (énsartet dataformat), EAN, PEPPOL BIS (énsartet dataformat) osv.

Digitale faktura formater: Entydige data formater, som uden videre kan maskinlæses af eks. DocuBizz.
XML-format (énsartet dataformat) (generel betegnelse)
EAN (énsartet dataformat) (DK)
OIO (énsartet dataformat) (DK / Skandinavien)
PEPPOL BIS (énsartet dataformat) (DK m.fl)
Swefak (énsartet dataformat) (SE)
FInvoice (énsartet dataformat) (FI)
EHF (énsartet dataformat) (NO)
ZugFerd (énsartet dataformat) (DE)
X-Rechnung (énsartet dataformat) (DE)

Fælles for alle disse er, at de overholder nogle nationale minimumskrav for fakturering mellem virksomheder og ofte også offentlige instanser.
Digitale fakturaer kan hurtigt læses af maskiner, og derefter både valideres for korrekthed i indhold og dernæst nemt omsættes til et grafisk ensartet layout. Dernæst er alle oplysninger i filen altid tilstede og skal ikke efterfølgende beriges med yderligere oplysninger, som eks PDF fakturaer ofte skal.

Definition af e-faktura fra Erhvervsstyrelsen vejledning om Bogføringsloven 2025

https://erhvervsstyrelsen.dk/vejledning-bogfoeringsloven#chapter2-2

2.15. E-faktura

Begrebet e-faktura er defineret i overensstemmelse med e-faktureringsdirektivet, dvs. som en faktura eller kreditnota, der er udstedt, sendt og modtaget i et struktureret elektronisk format, der gør det muligt at behandle informationerne i bilaget automatisk og elektronisk.

Kun maskinlæsbare fakturaer og kreditnotaer, som modtageren kan behandle automatisk og digitalt, betragtes som værende i overensstemmelse med den europæiske standard (EN) for elektronisk fakturering. Billedfiler, herunder et pdf-dokument, er derfor ikke at anse som en elektronisk faktura. Eksempler på struktureret elektroniske formater, som er godkendt til forsendelse af e-fakturaer, er den danske standard OIOUBL og EU’s standard Peppol BIS.

Flere EU-lande – herunder Italien, Polen, Frankrig og Tyskland – har allerede indført krav om ægte digital fakturering i standardiserede formater som PEPPOL BIS, ZugFerd, X-Rechnung eller XML-baserede e-fakturaer. 
I Danmark er på vej i samme retning: Fra 2026 eller 2027 forventes det at blive et lovkrav, at virksomheder sender og modtager fakturaer i strukturerede digitale formater – ikke længere PDF’er.

Årsagen er dels at myndighederne vil have et totalt digitalt spor, så transaktioner kan tjekkes løbende og ikke på bagkant. Momsafregning er også en stor del af argumentet for, at virksomheder SKAL fakturere digitalt, da der i dag svindles med millioner af euros med netop moms. Både i Danmark og EU.

Men hvad betyder det i praksis?

Det betyder, at din virksomhed skal kunne:

  • Modtage og fortolke flere typer digitale fakturaformater, herunder OIOUBL, PEPPOL BIS, ZugFerd, X-Rechnung, SweFak, Finvoice, EHF og evt. leverandørspecifikke XML-varianter.

  • Præsentere fakturaen grafisk, så godkendere og økonomiansvarlige hurtigt kan se og forstå indholdet – uden at skulle læse rå XML-kode og lede efter oplysningerne.

  • Placere de rette data i de rette felter, så beløb, fakturanummer, betalingsbetingelser og konteringsoplysninger læses korrekt og kan viderebehandles effektivt.

  • Sikre korrekt digital arkivering, så både regnskab, revision og myndigheder har adgang til de originale, validerede data og den tilhørende visning, så data autencitet holdes og dokumenteres.

  • Integrere med ERP-systemet, så data flyder automatisk videre til økonomisystemet uden manuelle mellemled.

Med andre ord: Et fremtidssikret fakturahåndteringssystem skal ikke bare være en digital postkasse – det skal være en platform, der både modtager, visualiserer, strukturerer, arkiverer og integrerer.

Hos DocuBizz er vi allerede klar. Vores løsning understøtter en lang række digitale formater, viser fakturaen i en brugervenlig grafisk visning, placerer data korrekt – og sikrer, at både bogholderi, ledelse og revision har de oplysninger, de skal bruge.

Overgangen til ægte digital fakturering er en mulighed for at løfte kvaliteten i hele din fakturaproces – og samtidig sikre overholdelse af kommende krav.

Ved at starte allerede nu er du ikke bare klar på forkant - du får effektiviseret dine arbejdsgange allerede i dag.

Gør dig klar i god tid – vi hjælper dig hele vejen.